ещё
свернуть
Все статьи номера
5 , Апрель 2012
Личная эффективность

Технологии удаленной работы с клиентами и партнерами

Цели: сэкономить время и средства на организацию совещаний с коллегами, переговоров с партнерами, конференций с акционерами и инвесторами.

Как действовать: использовать программное обеспечение, распространяемое как на платной, так и бесплатной основе, позволяющее работать одновременно нескольким специалистам над одним проектом.

Андрей Травкин, генеральный директор «АЛТИУС СОФТ»

Современные технологии удаленного общения через интернет стали привычным явлением. Они используются не только для общения на бытовом уровне, но и для деловых переговоров с партнерами и коллегами, совещаний, собеседований,мастер-классов, презентаций. Финансовые директора могут обнаружить для себя целый ряд преимуществ при использовании каналов удаленной связи.

Совещания-вебинары

Предупреждение

Когда речь заходит об удаленной работе через интернет, не стоит забывать об информационной безопасности, в особенности если предстоит подключать других сотрудников к компьютеру финансового директора. Поэтому желательно заранее провести консультации со специалистами ИТ-службы.

Как правило, технология вебинаров ориентирована на презентацию новых продуктов или услуг — участники трансляции могут не только наблюдать за выступлением и слышать рассказ ведущего, но и задавать свои вопросы, а также обсуждать происходящее между собой в чате. Преимущества и для участников, и для организаторов очевидны: первым не нужно выезжать из дома или офиса, а вторые экономят на аренде помещения, печати раздаточных материалов, тратят намного меньше времени на подготовку. Стоимость услуги по рынку практически одинакова, в основном она варьируется в зависимости от максимально возможного количества участников.

Большинство сервисов позволяет организовывать бесплатно вебинары численностью не более пяти человек. А платные мероприятия (1000–5000 рублей в месяц) рассчитаны на 5–500 человек. Чаще всего запись вебинара уже включена в пакет. Если же мероприятия проводятся постоянно при большом количестве участников, тарифы, как правило, устанавливаются индивидуально. Найти подходящий вариант несложно: запрос через Яндекс или Google «площадки для вебинаров» подскажет десятки интернет-сервисов.

Вебинар может быть полезен финансовому директору, прежде всего, если он работает в компании, имеющей удаленные подразделения и офисы, или численность сотрудников финансового департамента не позволяет в короткие сроки собраться на совещание. На таком мероприятии можно рассказать о новых формах отчетности, правилах работы с внутренним сайтом компании и т. п. При этом для главного финансиста предприятия не составит труда ответить на вопросы участников в режиме реального времени. Кроме того, у руководителя есть возможность проконтролировать присутствие сотрудников на вебинаре.

Собеседование по Skype

Этот инструмент общения занял лидирующие позиции среди пользователей сети, поскольку позволяет общаться не только голосом, но и при помощи видеосвязи, а также обмениваться мгновенными сообщениями и файлами. Платные опции включают междугородные и международные звонки на стационарные и мобильные номера в различных странах, а также групповые видеозвонки (от трех до десяти человек).

Кроме экономии на стоимости звонков (к примеру, при открытии офиса в другом городе или общении с клиентами), этот инструмент предоставляет финансовому директору и другие возможности. Например, данный вид связи может оказаться полезен при проведении собеседований. Поскольку финансист постоянно занят, проводить цикл очных встреч затруднительно. Рациональнее начать знакомство с кандидатом на вакансию по Skype. Если первая интернет-беседа будет удачной, то можно пригласить потенциального сотрудника в офис.

Кроме того, Skype — достаточно способный «контролер». К примеру, некоторые специалисты финансовой службы работают вне офиса, и допустимо обязать их пользоваться Skype. В этом случае можно отследить, когда сотрудник начал рабочий день, когда закончил его. Также, если установлена веб-камера, можно увидеть собеседника, что повысит уровень контроля.

Личный опыт

Леонид Иванов, финансовый аналитик ЗАО «Енисей»

В Google Spreadsheets (аналог MS Excel) есть возможность, которая пока известна далеко не многим — данные в онлайн-таблицу можно вводить через формы (Google Forms). По сути, это электронная анкета, где переход от вопроса к вопросу можно задать по алгоритму, в зависимости от ответа на предыдущие. Если сравнивать с общедоступными примерами, то ее заполнение напоминает бронирование билета на самолет через интернет. Формы Google предоставляют массу возможностей, вплоть до построения системы управленческого учета. Если финансовому директору нужно собрать информацию по подразделениям, формы помогут:

- четко регламентировать ответы на каждый вопрос, например, часть выбирается из имеющегося списка, на остальные — произвольно, текстом;

- вынудить пользователя отвечать на все обязательные вопросы анкеты. Так же, как при бронировании авиабилета, система напомнит о необходимости заполнить поля, помеченные звездочкой. Тогда подчиненные не забудут внести требуемые данные, иначе попросту не смогут отправить анкету. Весьма полезное свойство продукта, особенно если нет возможности применить «административный ресурс». Например, оно дисциплинирует генерального директора, которому нельзя прямо приказать, но от которого требуется строго определенный набор данных, а не только те, что у него есть под рукой;

- разграничить доступ к информации. Пользователи, заполняя анкету, не увидят общую картину, то есть данные, введенные другими сотрудниками, если, конечно, финансовый директор сам не захочет открыть доступ к ним. Еще один важный аспект информационной безопасности — данные не хранятся в офисе, и если в нем появятся нежелательные персоны, достаточно выйти из аккаунта Google, и посторонним будет крайне затруднительно добраться до закрытой информации. А финансовый директор может просматривать данные с любого компьютера, где есть интернет.

Мозговой штурм в TeamViewer

Программа TeamViewer предназначена для управления компьютером других пользователей или демонстрации рабочего стола собственного ПК, а участники могут открыть доступ к материалам и презентациям. Если компания обладает широкой филиальной сетью и специалисты, участвующие в одном проекте, находятся в разных городах, то ее использование облегчит совместную деятельность. Например, можно поработать над общим документом и сразу решить возникающие споры или проголосовать за какую-либо поправку. Кроме того, TeamViewer предоставляет возможность организовать «домашний офис», когда пользователь подключается к рабочему компьютеру удаленно.

Стоимость бессрочной коммерческой лицензии TeamViewer варьируется в пределах от 20 тыс. до 76 тыс. рублей (по данным на начало апреля 2012 года), в зависимости от количества участников конференции, вида технической поддержки и т. д. На сайте разработчика есть уточнение, что программа бесплатна для некоммерческих пользователей, не определяя при этом, чем они отличаются от коммерческих.

Финансовому директору данная программа пригодится в процессе согласования договоров, бюджетов и т. п., когда правки нужно внести в режиме реального времени, а провести совещание не получается. Кроме того, не будет лишней и возможность подключения к рабочему компьютеру из дома, в командировке или из машины.

В заключение стоит отметить, что для совместной работы можно использовать возможности, предоставляемые компаниями Google и Microsoft: Google Apps (прежде всего, «Документы») и MS Office 365. Первый доступен как в пользовательском режиме, так и в бизнес-версии, а второй рассчитан только на корпоративных клиентов.

Безусловно, этим список интернет-помощников не ограничивается, в работе многие пользуются ICQ, Google Talk и т. п. Объединяет эти приложения одно: они помогают финансовому директору оптимизировать свои временные затраты, повысить эффективность контроля и управления, способствуют принятию оперативных решений и стирают границы, связанные с расстоянием и временем.

Если у компании офисы в разных странах

Светлана Леонтьева, финансовый директор ООО «Лоренц Снэк-Уорлд Раша»

Наша компания входит в международный холдинг, подразделения которого расположены в Германии, Польше, Австрии и Хорватии. Сотрудники часто ездят в командировки, поэтому возможность удаленной работы и общения для нас, безусловно, играет значительную роль. Помогают в этом Skype и телеконференции. Skype позволяет существенно экономить на расходах на связь, особенно когда абонент в роуминге. Если у собеседника указано местонахождение, можно оценить возможность личной встречи, разницу в часовых поясах или же просто определить, удобно ли ему сейчас общаться.

Телеконференции проводятся для расширенных совещаний сотрудников, находящихся в разных офисах и странах. Наше подразделение использует такую возможность общения при обсуждении финансовых, контроллинговых и маркетинговых вопросов с участием специалистов всех международных подразделений. Благодаря виртуальной конференции, на мероприятие уходит всего пара часов, а не день-полтора, которые потребовались бы с учетом перелетов. Таким образом, мы практически ничего не тратим и экономим время.