ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 22 из 27
Не прочитано
5 , Апрель 2016
Личная эффективность

Чем не должен заниматься финансовый директор

Помимо управления финансовой службой финансовый директор принимает участие в работе других подразделений компании. Какие функции и в каком объеме выполнять, а какие — нет. В каких случаях целесообразно перевести смежные отделы под свое руководство…

Мария Тихомирова, финансовый директор ООО «Петрол Плюс Регион», эксперт «Системы Финансовый директор»

1fd.ru

Получите пять примеров должностной инструкции финансового директора. Зайдите на сайт 1fd.ru и введите в поисковой строке фразу «Скачать инструкции».

Функции финансового директора можно разделить на три части: общеадминистративные, управление отделами, отвечающими за планирование, контроль и учет, а также участие в управлении нефинансовыми отделами.

К общеадминистративным функциям относятся:

  • согласование крупных договоров и основных регламентов;
  • подписание финансовых и юридических документов;
  • оптимизация затрат;
  • подбор специалистов или согласование кандидатов на вакантные позиции в финансовой службе.

Среди прямых обязанностей финансового директора управление:

  • бухгалтерским учетом;
  • казначейскими операциями;
  • управленческим учетом;
  • бюджетированием;
  • инвестициями;
  • налоговым контролем.

Финансовый директор может участвовать в руководстве или руководить:

  • отделом информационных технологий;
  • отделом персонала;
  • отделом снабжения;
  • юридическим отделом;
  • отделом внутреннего аудита.

Контроль над IT

Если IT-отдел обслуживает только собственные подразделения (например, как в торговых или производственных организациях), то его подчинение обоснованно передать финансовому директору. Когда IT-услуги — профильный бизнес (в интернет-компаниях, банках, дата-центрах, компаниях связи), то это недопустимо.

Финансовый департамент выступает заказчиком многих информационных систем компании. Например, для бухучета, бюджетирования и контроля, документооборота и т. д. А также определяет необходимость автоматизации процессов или их совершенствования, обсуждает возможные варианты с руководителем IT‑отдела, принимает решение о целесообразности работ, сравнивая стоимость разработки с преимуществами новой системы, предъявляет требования к функционалу системы, устанавливает и контролирует сроки разработки и (или) внедрения систем.

Узкопрофессиональные вопросы и организацию работы системных администраторов выполняет непосредственно руководитель IT‑отдела — он будет находиться в большей степени в административном подчинении у финансового директора, чем в функциональном.

Когда лучше исключить IT-отдел из финансовой службы

По мере развития компании во внутреннюю информационную систему могут подключаться новые значимые участки. Например, производство, продажи, склад, управление персоналом, логистика и пр. Как следствие, доля финансовой службы в общем объеме задач информатизации сокращается. Финансовому директору нет смысла отвечать за автоматизацию тех участков, которыми он не руководит и даже не может на них повлиять.

Важно сбалансировать интересы подразделений. Часто при автоматизации взгляды служб на методы решения задач различаются. Особенно если речь идет о задачах, находящихся на стыке их бизнес-процессов. И если IT-отдел входит в финансовую службу, это приведет к перекосу в приоритетах автоматизации.

Если проект автоматизации масштабный и касается многих областей, руководитель IT-отдела не должен подчиняться ни одному из функциональных руководителей. Так он сможет оставаться максимально объективным, разобраться в спорных ситуациях, найти компромиссы между автоматизируемыми подразделениями и, следовательно, решать задачи по автоматизации компании эффективнее.

Работа с отделом персонала

Когда отдел персонала в основном занимается кадровым учетом, а штат компании достаточно однороден и нет большой текучки сотрудников, это подразделение можно оставить в подчинении финансового директора.

Если же в компании сложная система мотивации персонала, состав сотрудников разноплановый по специальностям и квалификации, есть специальные программы по обучению, а новых работников подбирают собственными силами, то отдел лучше выделить в обособленное структурное подразделение. При этом под контроль финансового директора необходимо вынести те решения по персоналу, которые влияют на затраты: общий размер фонда оплаты труда и мотивационные программы, затраты на тренинги, поиск новых сотрудников и т. д.

Если в компании бюджетный процесс организован сверху вниз, то задача финансового директора — довести до сведения руководителя отдела персонала размер бюджета расходов на персонал на будущий период. В свою очередь, функции отдела персонала — решить, как выполнить этот бюджет, каких сотрудников, сколько и на какую зарплату принять на работу, кого сократить и т. д.

В меньшей степени финансовый директор должен влиять:

  • на методики проведения интервью с соискателями, способы отбора и неденежной мотивации персонала, за исключением тех, что касаются финансовой службы;
  • процесс формирования корпоративной культуры и командного духа, так как здесь применяются навыки психологии, знания о поведенческих особенностях и системах ценностей людей.

В компетенцию финансового директора входит контроль взаимодействия отдела персонала с финансовой службой:

  • с планово-экономическим отделом — следить за своевременным поступлением комментариев отдела персонала о фактическом фонде оплаты труда, разъяснениями об отчислениях из фонда зарплаты для правильного их планирования и т. д.;
  • бухгалтерией — подводить итоги работы и рассчитывать размер премии, проверять, что порядок ее начисления доведен до сведения каждого сотрудника.

Финансовые задачи отдела снабжения

Если функции отдела снабжения ограничены закупкой офисных и расходных материалов, где номенклатура достаточно стабильна, колебания цен на товары и регулярность поставок не слишком критичны для бизнеса, то это подразделение вполне может находиться в подчинении у финансового директора. В этом случае достаточно:

  • утвердить единый регламент закупок — прописать в нем правила приобретения по каждой категории номенклатуры (указать перечень поставщиков или брендов, зафиксировать максимальную цену). Отдельно стоит отметить порядок согласования покупки позиций, отсутствующих в регламенте или выбивающихся из его условий;
  • контролировать соблюдение требований этого регламента, например, разработав специальный документ.

В производственных и торговых предприятиях, где закупают сотни наименований товаров, в крупных объемах и у большого количества поставщиков, где необходимо отслеживать оборачиваемость запасов, контролировать качество товара, лучше выделить отдел снабжения в отдельное структурное подразделение. В этом случае финансовый директор будет участвовать в работе отдела в части:

  • учета сырья и материалов;
  • нормирования оборачиваемости запасов;
  • проверки оптимальности объема запасов;
  • оценки эффективности управления запасами;
  • планирования и контроля закупок.

Юридические вопросы

Финансовый директор может полностью руководить юридическим отделом, если в функции последнего — только подготовка договоров и выдача доверенностей. Понадобится разработать и утвердить регламент подготовки и согласования типовых и нетиповых договоров.

Если в юридическом департаменте несколько отделов, которые отвечают за исковую, договорную и претензионную работу, готовят документы для тендеров, лучше обособить его от финансовой службы. Тогда финансовый директор может подключаться, если предстоит сделка с банком или реорганизация бизнеса.

Внутренний аудит

Формально внутренний аудит должен подчиняться только акционерам компании. Но, если акционеры территориально удалены, организацию работы отдела допустимо передать финансовому директору, а функциональное подчинение сохранить за акционерами. Финансовый директор по согласованию с комиссией по аудиту может давать сотрудникам отдела собственные задания на локальный аудит, например, дочерних компаний в другом регионе.

Разработка новых продуктов

Идеи новых продуктов или услуг, заявленные подразделениями компании, проходят оценку в отделе разработки новых продуктов или департаменте маркетинга. В задачи финансового директора может войти:

  • расчет финансовых показателей. Например, расходы на разработку продукта, его вывод на рынок, планирование производства в рамках имеющихся производственных мощностей;
  • выбор критериев оценки и порядок утверждения новых продуктов;
  • участие в защите нового продукта перед генеральным директором или собственниками.

Какие проекты могут входить в компетенцию финансового директора

Для работы над различными внутренними проектами можно создать подразделение. В его задачи может входить разработка и сопровождение проектов, нацеленных на повышение качества и эффективности работы сотрудников компании:

— системы внутреннего контроля, которая позволит контролировать работу;

— внедрения новой учетной системы;

— интеграции новой компании в единые бизнес-процессы холдинга и т. д.

Мастер Excel – как помочь с отчетами коллегам
№ 5, 2016
«На падающем рынке увеличили продажи на 25 процентов»