ещё
свернуть
Все статьи номера
8 , Август 2017
Планы и бюджеты
Затраты

Сокращение затрат: когда на цифрах одно, а в реальности — другое

Цель: сократить затраты с наименьшими потерями.

Как действовать: проанализировать выгоду и издержки от проекта.

Андрей Лагунов, Специалист финансового управления Московского банка Сбербанка России

Если нужно сократить затраты компании, не соглашайтесь сразу с вариантами, которые предлагают коллеги. Проанализируйте возможные способы и выберите наиболее выгодный из них.

В расчетах учтите не только экономию, но и требуемые вложения и возможные доходы, например от продажи имущества. Оценить проект снижения затрат можно за четыре шага.

В первую очередь перечислите выгоды и издержки компании, связанные с реализацией проекта. Если нужны вложения, укажите их размер и источники финансирования.

10
лет

за такой срок оценивайте результаты проекта, если он длится дольше года

Затем оцените выгоды и издержки, которые ждут в результате, определите годовую экономию. После этого рассчитайте экономию на перспективу. Период анализа зависит от вида проекта. Если его можно быстро реализовать, достаточно определить, сколько сэкономите за два-три года. Если он потребует год и более, оцените результаты за 7–10 лет.

В конце оцените неэкономический эффект проекта. Результаты расчетов представьте руководству.

Примеры ошибок при оценке результатов проектов по снижению затрат
Способ снижения затратПример проектаОшибочно учитываемый результатПояснения
Оптимизация процессаИсключение обзвона клиентов компании, не приносящих прибыльСокращение численности необходимых операторовПри перераспределении свободного времени операторов на другие звонки экономия отсутствует. Повышается эффективность деятельности сотрудников
Автоматизация процессаВнедрение приветственного электронного маршрутизатора в кол-центреСокращение численности необходимых операторовСначала маршрутизатор необходимо протестировать, поэтому сокращение штата возможно только после отладки системы
ЦентрализацияОбъединение логистов из регионов (собственные помещения) в центральном офисеДоход от продажи собственных помещений в регионахПосле переезда логистов помещение под одного сотрудника не всегда удается быстро продать, поэтому появляются неиспользуемые площади
ПеремещениеПереезд офиса из Москвы в г. КоролевСнижение арендной платы без учета дополнительно возникающих расходовПри переезде появляются дополнительные затраты: на переналадку IT-систем, транспортировку по новым маршрутам и т. д.
АутсорсингПеревод клининговой службы на аутсорсингСокращение всех собственных уборщиковВ офисе могут быть помещения, уборку которых нельзя доверять посторонним
Изменение организационной структуры подразделенийИсключение должности «заместитель начальника отдела» с сокращением сотрудниковСокращение количества рабочих местЕсть вероятность, что мебель и оборудование с этих рабочих мест компания не продаст, а к моменту прихода новых сотрудников оставшееся имущество невозможно будет использовать и придется списать

Шаг 1. Перечислите выгоды и издержки проекта

Опишите общую схему реализации проекта по снижению затрат, определите, что изменится в компании, какие выгоды и затраты могут быть с ним сопряжены — как единовременные, так и периодические.

Оценка результатов проекта будет точнее, если при его описании учтете расходы на привлечение денежных средств, амортизацию, налоги или их снижение. Например, ожидаете, что увеличится налог на имущество, если покупаете основные средства, или уменьшатся расходы на социальные выплаты, если сокращаете персонал.

Подобное описание необходимо проводить крайне внимательно, детально учесть все изменения, к которым приведет реализация проекта, чтобы избежать ошибок при оценке его результата.

Шаг 2. Оцените проект в рублях

Перечисленные выгоды и издержки от реализации проекта нужно оценить в денежном выражении. Если нет данных, сотрудникам финансовой службы необходимо применить экспертную оценку.

Например, они могут рассчитать количество звонков, которые не приносят прибыль компании. Для этого им понадобится проанализировать всю историю взаимоотношений с клиентами, а при необходимости проконсультироваться с сотрудниками других подразделений компании.

Шаг 3. Рассчитайте экономию на перспективу

Периодические выгоды и издержки целесообразно рассчитать за год, а затем вычислить их общую сумму за весь планируемый срок реализации проекта. Если нельзя установить конкретный период, допустимо рассчитать показатели за пять лет.

Чтобы корректно оценить результаты работы, ожидаемую экономию дисконтируйте с использованием ставки дисконтирования, которая принята в компании для оценки проектов.

Предварительная оценка результатов проекта, тыс. руб. (фрагмент)
Выгоды и издержкиРезультат:
+ поступления; 
- издержки
Описание
Единовременные выплаты и поступления, в том числе:-129 100 
покупка здания-100 000Покупка за счет собственных средств компании
продажа оборудования и техники+900Продажа 60 рабочих мест по 15 тыс. рублей
ремонт помещения-30 000Ремонт помещения за счет собственных средств компании
Периодические выплаты и экономия (в год), в том числе расходы на:+66 270 
оплату труда+43 200Сокращение расходов на оплату труда 60 сотрудников с ФОТ 720 тыс. руб./год
аренду помещения+22 500Сокращение расходов на аренду 900 кв. м по ставке 25 тыс. руб./кв. м в год
поддержание функционирования системы связи-30Увеличение расходов на аренду каналов связи

Пример экономии за счет централизации

Руководство компании «Альфа», занимающейся розничной торговлей по всей России, анализирует, целесообразно ли объединять сотрудников отделов логистики из каждого филиала в одном центре в Подмосковье. В результате централизации фирме понадобятся 90 сотрудников вместо прежних 150.
Чтобы реализовать проект, компании потребуются единовременные расходы на покупку и ремонт помещения. Но при этом она получит единовременный доход от продажи 60 рабочих мест.
Периодические расходы на подключение безлимитного канала связи по всей России для каждого логиста можно компенсировать постоянной выгодой от сокращения ФОТ, расходов на аренду и на покупку доступа к ПО для 60 сотрудников.
Финансовая служба совместно с руководством отдела логистики на основе анализа доходов и расходов подготовила краткое описание финансовой составляющей проекта централизации.
Финансисты оценили экономию, которую получит компания в результате централизации службы логистики.
В компании «Альфа» для оценки проектов используют ставку дисконтирования 15 процентов. Экономия за пять лет реализации проекта по снижению затрат представлена в таблице.
Так, в результате реализации проекта компания может сэкономить примерно 93 млн рублей.

Шаг 4. Оцените неэкономический эффект

Если сравниваете два проекта, учитывайте неэкономический эффект от них

Когда анализируете, насколько целесообразно реализовывать проект по снижению затрат, или сравниваете альтернативные варианты, учитывайте не только финансовый результат, но и неэкономический эффект. Это особенно важно, если компания рассматривает несколько альтернативных проектов, которые могут дать примерно равнозначное сокращение затрат. Примеры положительного эффекта:

  • повысится вовлеченность сотрудников в процесс работы;
  • вырастет мотивация работников при сокращении уровней иерархии;
  • компания сможет тиражировать опыт на другие филиалы.

Возможен и отрицательный эффект. Например, может снизиться качество работы при переводе ее на аутсорсинг, а это негативно скажется на репутации компании или смежных функциях. При переезде офиса высококвалифицированные сотрудники могут решить уволиться. Понадобится искать и нанимать новых подчиненных.

После того как оцените результаты реализации проекта по снижению затрат, подготовьте пояснительную записку или презентацию, чтобы обосновать его целесообразность для руководства или собственников компании. Подготовленные данные вы можете представить в табличной форме с пояснениями или в виде диаграмм и графиков, чтобы информация была нагляднее.

Экономия от проекта по снижению затрат за пять лет, тыс. руб.
ПоказательГоды реализации проектаИтого
0: вложения12345
Экономия-129 10066 27066 27066 27066 27066 270202 250
Коэффициент дисконтирования (указан с округлением до сотых)10,870,760,660,570,50
Экономия с учетом дисконтирования (строка 1 × строка 2)-129 10057 62650 11043 57437 89032 94893 047